Wraz ze wzrostem organizowanych w Polsce szkoleń, zwłaszcza dzięki dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej, zaczęła wzrastać ilość miejsc mniej lub bardziej przystosowanych do ich prowadzenia. Skrzynki mailowe działów HR i firm szkoleniowych są zasypywane ofertami hoteli i pensjonatów. Niestety, często okazuje się, że piękna oferta niekoniecznie sprawdza się po przybyciu na miejsce, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów.

Pierwszy kontakt
Warto zawierzyć pierwszemu wrażeniu, jakie wywrze na nas ośrodek lub hotel. Jeśli obsługa lub kierownik nie pyta na tym etapie o nasze potrzeby, charakter szkolenia, wyposażenie sali, posiłki i nie ma odzewu na nasze zgłaszane potrzeby (np. nikt ich nie notuje, nie prosi o przysłanie dokładnego wykazu mailem lub faksem, za to zapewnia że "wszystko SIĘ zorganizuje", lepiej rozejrzeć się za innym ośrodkiem lub sprawdzić wszystko osobiście oraz przygotować się na ewentualne niespodzianki w trakcie szkolenia.

 
Kierownictwo ośrodka
Często niedostrzeganym czynnikiem jest osoba kierownika/dyrektora, czyli jednym słowem, GOSPODARZA ośrodka. Jest on lub ona kreatorem kultury obsługi klienta i standardu obsługi na wszystkich poziomach (w wielu ośrodkach nawet moc kawy jest zależna od gustu kierownika - jeśli pije słabą, dostaniemy w przerwie lurę, jeśli mocną, w dzbankach będzie się znajdował płynny dynamit).
Jeśli gospodarz jest kompetentny i potrafi zarządzać personelem ustalając wysokie standardy obsługi to wszystko zazwyczaj jest w porządku. Istotne jest też, czy gospodarz charakteryzuje się odpowiednią elastycznością w reagowaniu na potrzeby klienta. Zdarzyło mi się, że przyjechałem do ośrodka, w którym nikt nie wiedział, że będzie szkolenie (zawiniła komunikacja między centralą rezerwacji a ośrodkiem) – pomimo tego w ciągu pół godziny dysponowałem przygotowaną salą i mogłem rozpocząć szkolenie.

 
Kryteria doboru ośrodka
Biorąc pod uwagę wybór ośrodka na szkolenie należy pamiętać o:
• Miejscu szkolenia (geograficznie) - czy dojazd nie zabiera więcej czasu niż samo szkolenie i czy wszyscy uczestnicy mają mniej więcej podobne odległości do przebycia z miejsca pracy/zamieszkania. Nawet jeżeli centrala firmy mieści się np. w Suwałkach, to jeśli uczestnicy dojeżdżają z całej Polski to ośrodek na Mazurach nie zawsze jest najlepszym pomysłem. Z drugiej strony, jeśli uczestnicy pracują w jednym miejscu, czasami warto ich wywieźć trochę dalej niż 100 km od siedziby firmy (powoduje to wręcz "fizyczne" oderwanie od spraw bieżących i bardziej skupia uczestników na "tu i teraz" oraz na treści szkolenia).
• Miejscu szkolenia (otoczenie) - jeśli służy to celom szkolenia i poprawia jego efektywność, to warto wyjechać poza miasto. Z drugiej strony otoczenie nie powinno stanowić konkurencji dla samego szkolenia (jeśli na miejscu jest jakaś osobliwość lub atrakcja turystyczna, to warto dać uczestnikom szkolenia możliwość jej zwiedzenia).
• Specyficznych wymogach szkolenia - jeśli szkolenie powinno mieć charakter integracyjny lub dotyka spraw poufnych (stanowiących tajemnicę firmy), lepszy jest ośrodek mniejszy, o kameralnej atmosferze, gdzie nasza grupa będzie jedyną grupą i nikt (np. z konkurencji) nie usłyszy nieopatrznie rzuconego słowa, a uczestnicy nie będą ćwiczyć pod czujnym okiem pukających się w czoło wczasowiczów. Wiele ćwiczeń lub zajęć (nawet w szkoleniach niebędących szkoleniami typowo "outdoorowymi") można przeprowadzić na zewnątrz sali szkoleniowej. Ośrodki otoczone terenem zielonym, własnym parkiem lub leżące na skraju lasu mają pod tym względem przewagę nad ośrodkami leżącymi w terenie "zurbanizowanym". Nie bez znaczenia jest też fakt, że w czasie przerw uczestnicy mają możliwość zaczerpnięcia świeżego powietrza.
• Standardzie ośrodka - nie powinien być zbyt niski (może to sugerować brak szacunku dla pracowników) ani zbyt luksusowy (zwłaszcza w firmach, gdzie poziom płac nie jest zbyt wysoki - rodzi to niepotrzebną frustrację).
• Sali szkoleniowej - niestety, wiele ośrodków reklamujących się jako szkoleniowe w roli sali szkoleniowej widzi "klubokawiarnię" lub świetlicę. Z drugiej strony wiele ośrodków dużym nakładem środków organizuje "sale szkoleniowo-konferencyjne", które pomimo wyposażenia w najnowszy sprzęt nadają się najwyżej na zorganizowanie konferencji prasowej a nie na szkolenie prowadzone metodami aktywizującymi. Ciężkie lub przymocowane na stałe stoły oraz katedra lub stół prezydialny na podwyższeniu mogą uniemożliwić sensowne zorganizowanie przestrzeni do treningu. Na szczęście upowszechnienie się rzutników multimedialnych i wykorzystanie prezentacji komputerowych pozwoliło uniezależnić się od sprzętu hotelowego, który bywał bardzo różnej jakości i w różnym stanie.
• Posiłkach - tutaj ważna jest ich pożywność, lekkostrawność oraz szybkość podawania. Zbyt ciężki i duży obiad sprowadzi senność na uczestników, długi czas podawania może rozłożyć harmonogram szkolenia. Ważne są też przerwy kawowe – trzeba upewnić się, że ilość napojów (zwłaszcza kawy i wody) oraz ciastek wystarczy.
• Dobie hotelowej - może się okazać, że pomimo tego, ze szkolenie trwa do 16:00 pokoje trzeba zwolnić o 13:00. Warto wynegocjować "wydłużenie" doby hotelowej. Jeśli zaraz po nas nie przyjeżdża następna grupa, to nie powinno to sprawić kłopotu (oczywiście szanujący się ośrodek nie bierze dodatkowych opłat za późniejsze zwolnienie pokoi). Siedzenie przez uczestników "na walizkach" zwykle "rozkłada" końcówkę szkolenia (każdy myśli już o wyjeździe).

Marian Kulig